Informatiemanagement: verantwoordelijkheid van business management

Door Johan op de Coul, docent Hogeschool NOVI

Informatiemanagement is een interessant vakgebied. En zeker ook voor niet-ICT’ers, zoals bedrijfskundigen en business managers. Het is een belangrijk vakgebied, omdat vanuit informatiemanagement sturing (regie) op het beheer van de informatievoorziening wordt gegeven.

In de jaren tachtig, en ook nu nog steeds, worden veel congressen en seminars georganiseerd over dit thema. En er wordt – uiteraard – ook veel over geschreven. Niet alleen over wat dit vakgebied nu eigenlijk behelst en wat het doel is, maar bijvoorbeeld ook over wie informatiemanagement zou moeten uitvoeren of daar verantwoordelijk voor zou moeten zijn. En uiteraard over welke methoden en technieken van toepassing zijn. Al met al veel – en vaak ook verhitte – discussie tussen professionals over dit onderwerp. En terecht (!), gelet op het belang hiervan.

Op de TU Delft kreeg ik in de jaren tachtig al college over Information Systems Planning (ISP), een methodiek voor informatiemanagement die door IBM was ontwikkeld. Vele methoden en technieken volgden in de jaren daarna. In de jaren negentig kwam BiSL op de markt. Niet direct als methodiek, maar wel een procesmodel dat - als best practice - beschrijft met welke processen je informatiemanagement zou moeten realiseren.

Informatiemanagement werd in de jaren tachtig, althans met de huidige inzichten in rudimentaire vorm, al uitgevoerd door ICT-managers. Niet vreemd in die tijd: de ICT-manager was de man of vrouw die het beleid voor de ICT (en daarmee de invulling van de informatievoorziening) bepaalde.

Met het besef dat er fundamenteel verschil is tussen ‘de informatievoorziening’ (functioneel, vanuit de business beschouwd) en de ICT (de technologie, dus technisch beschouwd), werd de verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening in de jaren negentig vaak toegewezen aan een CIO; de CIO werd integraal verantwoordelijk geacht voor het beleid voor en het beheer van de informatievoorziening. Hoofd ICT werd ‘gedegradeerd’ tot de verantwoordelijke voor de ICT-technologie en de levering van de (technische) ICT-diensten.

Gaande de jaren negentig ‘kantelde’ de verantwoordelijkheid voor informatiemanagement. Daarbij werd bij de business het principe van de verantwoordelijkheid voor ‘integrale bedrijfsvoering’ geïntroduceerd: business management werd geacht (ook) verantwoordelijk te zijn voor de informatievoorziening in de eigen businessunit.

Misschien daarom is informatiemanagement zo interessant (en minstens zo belangrijk), omdat informatiemanagement zich richt op de alignment tussen de strategie van de business en de strategie voor (het beheer van) de informatievoorziening. Dit is namelijk wat ik van informatiemanagement, en de vastlegging van de resultaten daarvan in een informatiestrategie en in een informatieplan, verwacht. Daarmee is informatiemanagement voor mij fundamenteel de verantwoordelijkheid van business management.

Hierin heeft ook een CIO een rol, namelijk het adviseren over en afstemmen van informatieplannen; in grotere organisaties is immers vaak behoefte om per divisie een (deel)informatieplan op te stellen. Het is ook prima als de CIO zelf verantwoordelijk wordt gesteld voor het opstellen van het - van de business-strategieën afgeleide - (integrale) informatieplan. Het is namelijk te verdedigen dat het opstellen van een informatiestrategie door een specialist moet worden gedaan, i.c. door of onder aansturing van een CIO. Zo kunnen business managers zich primair blijven richten op de bedrijfsstrategie. Het ontslaat business management echter niet van verantwoordelijkheid voor de informatiestrategie!

In het nieuwe competentiemodel van Ngi-NGN (het Employability Framework Informatica dat begin 2016 wordt gepubliceerd) is informatiemanagement ook één van de pijlers waarop het beheer van de informatievoorziening is gebaseerd. Hiervoor worden taken (en competenties) benoemd. Ook in e-CF (het nieuwe Europese competentieframework) wordt informatiemanagement benoemd met één van de core-competenties, namelijk als: ‘Afstemming informatiesysteem en bedrijfsstrategie’.

Concluderend wil ik dus stellen dat informatiemanagement naar mijn mening de verantwoordelijkheid van het business management is. In primaire zin: zeer zeker, maar zeker niet het exclusieve domein van business management of een CIO. Mijn stelling is dat ook het management en de medewerkers van een ICT-afdeling (en ook van leveranciers bij outsourcing) minstens ook verantwoordelijkheden hebben met betrekking tot informatiemanagement en de informatiestrategie.

Om dat te illustreren dacht ik terug aan een jaar of tien geleden, toen ik ICT-manager bij een reisbureau was. Deze organisatie verkocht leuke reizen naar exotische oorden (of gewoon dichter bij huis). Mijn primaire verantwoordelijkheid lag bij het leveren van de (technische) ICT-diensten, zodat de winkels hun klanten konden informeren over de verschillende bestemmingen, en reizen voor hen konden worden geboekt. Webshops waren toen nog niet uitgevonden. Hoewel …., Amazon had al wel een webshop. Op een gegeven moment realiseerde ik mij (pas echt) wat Amazon aan het doen was: verkopen van spulletjes via een webshop op internet. En waarom alleen ‘spulletjes’ via een webshop verkopen, en niet ook reizen? De commercieel directeur was direct laaiend enthousiast over dit idee, regelde budget en een jaartje later verkocht dit bedrijf ook reizen in haar eigen webshop. Het reisbureau was de eerste, en enkele jaren lang het meest succesvolle reisbureau op internet.

Dit voorbeeld laat zien dat ICT’ers belangrijke bijdragen aan de informatiestrategie van een bedrijf kunnen leveren; zij kennen immers (moderne) ICT-technologie en kunnen vaak inschatten wat dit voor de business zou kunnen betekenen! Mijn mening is dat iedereen die een rol heeft bij de ontwikkeling en het beheer van de informatievoorziening (welke functie je dan ook bekleedt) bijdragen aan de informatiestrategie van een bedrijf kan leveren. En dus ook een rol heeft in het kader van informatiemanagement!

Informatiemanagement is een vak dat ook NOVI belangrijk vindt. Sterker nog: Novi heeft 2 collegevakken over informatiemanagement (IMT1 en IMT2). Uiteraard wordt het vak informatiemanagement voor bedrijfskundigen (BK-IV’er) verzorgd. Informatiemanagement is echter een vak dat in elk curriculum voor komt. Ook NOVI draagt er in haar opleidingen aan bij dat allen die een rol bij het beheer van de informatievoorziening hebben (dus ook core ICT’ers), ten minste het belang van informatiemanagement kennen en de principes van informatiemanagement leren toepassen.

Zelf geef ik (ook) het vak Informatiemanagement (IMT2). Mijn ervaringen kan ik dan mooi met ‘mijn’ studenten delen. Omdat de meeste theorie al in IMT1 is behandeld, gaat het nu veel meer om het toepassen van de theorie. Daar gebruik ik een case voor: het oprichten van een nieuw bedrijf dat vliegreizen via een webshop wil gaan verkopen. Een ‘bijzondere element’ is dat ik mij met mijn nieuwe onderneming wil richten op reizen voor ouderen,  inclusief het meenemen van hun geliefde huisdier. Een sterke USP derhalve.

De bedoeling is dat de studenten mijn businessstrategie en businessplan achterhalen en op basis daarvan een informatiestrategie en informatieplan ontwikkelen. De studenten kunnen mij als opdrachtgever interviewen en samen met mij een informatieplan ontwikkelen (ik, als business manager, neem immers mijn verantwoordelijkheid!).

Eén van mijn vragen is voorts om te adviseren over een webshop. De studenten zijn vooral laaiend enthousiast over deze laatste opdracht en gaan vooral creatief aan de slag met het ontwikkelen van een webshop.

Nogal eens wordt vergeten om mij te vragen naar het budget dat ik voor de investering in een webshop (en überhaupt voor ICT) heb. Dit leidt steevast tot leerpunt nummer 1: het budget voor de ontwikkeling en het beheer van een systeem is meestal beperkt en zou onderdeel moeten zijn van een informatieplan. De verdere ontwikkeling van de webshop, het beheer en de hosting daarvan zou onderdeel moeten worden van de informatiestrategie. Een informatieplan en informatiestrategie blijken dus toch wel hun rol te hebben ….. Zo zijn er wel meer leerpunten waarmee ik ‘mijn’ studenten confronteer.

Uiteindelijk mogen de studenten hun ontwerp van de webshop presenteren. En dat vinden de meeste studenten het leukste. Niet alleen wordt een website gepresenteerd met veel aandacht voor een gebruikersvriendelijke userinterface en waarmee – oudere, en dus niet zo ervaren – gebruikers hun reis kunnen boeken. Maar ook functionaliteit voor het opgeven van informatie over het huisdier dat hen op de reis zal vergezellen. En om dan het ontwerp even te toetsen: mijn huisdieren zijn een olifant en een giraf …. Kunnen die ook mee?